Excel tiene muchas aplicaciones, como realizar un seguimiento del inventario, mantener una lista de correo, realizar informes de ventas y muchas otras.
A medida que la base de datos crece, un problema principal que encuentran muchos usuarios es la obtención de valores y filas duplicados. Esto puede hacer que sus cálculos sean inexactos y hará que las personas cuestionen su competencia.
Podría terminar dando un informe resumido con valores duplicados o incluso enviando una carta a la misma persona dos veces. Por lo tanto, deberá buscar y eliminar los duplicados para evitar estos pequeños errores que podrían tener graves implicaciones.
Opción 1: uso de la herramienta eliminar duplicados
Dado que este problema ocurre con frecuencia, hay un comando dedicado en una cinta que facilita el tratamiento de los duplicados. Este es el caso de las versiones recientes de la suite de Microsoft Office, como Excel 2007 hasta 2016.
Seleccione la mesa en la que trabajará
Primero, debe seleccionar las celdas que están destinadas, ya que la herramienta se puede usar para eliminar duplicados en filas enteras o registros que coinciden parcialmente.
Puede hacer esto seleccionando la tabla y luego presionando Ctrl + A. Debe asegurarse de que el archivo original se guarde ya que el proceso elimina los duplicados de forma permanente.
Haga clic en la pestaña de datos en la parte superior de la pantalla
Una vez que haya seleccionado el rango, verifique la parte superior de la pantalla y haga clic en la pestaña de datos. Se mostrarán los diferentes comandos, y luego debe verificar 'eliminar duplicados' y hacer clic en él.
Aparecerá un pequeño cuadro de diálogo en la pantalla. La primera fila se selecciona automáticamente ya que "mis datos tienen encabezado" está marcado. Si no hay encabezado y los datos comienzan en la primera fila, anule la selección de esa opción.
Presione el botón OK para eliminar duplicados
La tabla completa ahora está seleccionada y, por lo tanto, debe continuar y presionar el botón Aceptar. Esto eliminará todos los duplicados. Los detalles de eliminación aparecen en la pantalla con valores únicos restantes y se muestra el número de entradas duplicadas eliminadas.
Sin embargo, si desea eliminar los duplicados parciales basados en columnas específicas, debe seleccionarlos y dejar el resto. Si la tabla contiene muchas columnas, es mejor anular la selección de todas y luego seleccionar aquellas que necesiten eliminar los duplicados.
Una vez hecho esto, debe hacer clic en Aceptar. Luego, la información duplicada se eliminará y los detalles se mostrarán en la pantalla.
Opción 2: usar filtros avanzados en Excel
El icono de filtro avanzado le ayuda a identificar y eliminar duplicados en Excel. Esto se puede utilizar en la última suite de Microsoft Office y en la versión 2003. Debe abrir su hoja de cálculo de Excel y seleccionar todo haciendo clic en Ctrl + A.
Haga clic en la pestaña de datos y luego en el botón avanzado debajo de la sección de ordenar y filtrar
Luego debe hacer clic en la pestaña Datos en la parte superior de la pantalla donde aparecen diferentes secciones debajo de ella. Busque la sección de ordenar y filtrar y haga clic en el botón avanzado.
Aparecerá un cuadro de diálogo en la pantalla donde puede seleccionar 'copiar a otra ubicación' o 'filtrar la lista en el lugar'. El último oculta todas las filas con duplicados mientras que el primero genera una copia de los registros.
Ajustar el rango de datos bajo el "rango de lista"
En el cuadro de diálogo, hay un campo de rango de lista con datos llenados por Excel. Si desea cambiar el rango, puede hacerlo ajustándolo en el 'rango de lista'.
Dejar el rango de criterios en blanco y copiar en el campo solo es útil si ha elegido copiar en otro lugar. De lo contrario, déjelo en blanco para la opción 'filtrar la lista en el lugar'.
Marque la casilla "solo registros únicos"
Bajo el mismo cuadro de diálogo, hay un campo etiquetado como "solo registros únicos"; marque esa casilla. Esto le dice a Excel que filtre los duplicados mientras retiene las entradas únicas.
Haga clic en Aceptar para eliminar los duplicados
Una vez que haya seguido este proceso, puede hacer clic en el botón Aceptar para deshacerse de los duplicados. El documento luego contiene datos duplicados, excepto los que se han eliminado.
Como el proceso supone que hay encabezados en el documento, si la primera fila contiene un duplicado, no se eliminará. Bórrelo manualmente si no es un encabezado.
Cuando está utilizando el proceso de filtrado avanzado, solo puede eliminar duplicados en toda la tabla, ya que no hay opción de hacerlo parcialmente. Sin embargo, puede eliminar duplicados y, al mismo tiempo, crear una copia de los datos.
Opción 3: usar una herramienta de eliminación de duplicados con 2 clics del mouse
Además de los eliminadores de duplicados incorporados, puede utilizar complementos como el eliminador de duplicados de Ablebits para deshacerse de los duplicados. La herramienta es multipropósito y también puede realizar otras funciones. Funciona en todos los sistemas operativos y todas las versiones de Excel. Aquí nos centraremos en una forma de usar la herramienta que requiere solo 2 clics del mouse.
Seleccione la celda de la tabla de interés
Consulte la tabla donde necesita deduplicar registros y, en los datos de Ablebits, haga clic en "dedupe table". Esto selecciona la tabla completa, y el cuadro de diálogo se abrirá con todas las columnas elegidas automáticamente.
Seleccione eliminar duplicados de la lista desplegable en el campo "seleccionar la acción"
En la parte inferior derecha, hay una lista desplegable debajo del campo de acción de selección. Elija la opción de eliminar duplicado y presione OK. Los valores duplicados se eliminarán excepto en las primeras apariciones.
Eliminar duplicados en columnas clave
El proceso de 2 clics del mouse se puede utilizar para eliminar duplicados en filas específicas debajo de columnas cruciales. Para hacer esto, desmarque las otras columnas dejando marcadas las que desea deduplicar. Siga los dos puntos anteriores y se eliminarán los duplicados.
La acción de selección se puede utilizar para otras operaciones, como copiar duplicados en otra ubicación sin eliminarlos. Use el menú desplegable para seleccionar en consecuencia, de modo que su hoja de Excel esté ordenada y sin errores.
Palabra final
Limpiar duplicados en Excel es simple usando las tres opciones resaltadas arriba. El proceso es fácil y con esta guía puede hacerlo con unos pocos clics para obtener la mejor ayuda para tareas y asistencia laboral de Excel.
Cuando trabaje en Excel, siempre debe limpiar su conjunto de datos, eliminando cualquier error no profesional. Si se encuentra con algún desafío, verifique que los datos que se procesan no estén subtotalizados ni descritos.
En tales casos, debe eliminar los subtotales y el esquema y luego usar cualquiera de los métodos anteriores. A continuación, se limpiarán los datos, lo que facilitará su trabajo.