Cómo automatizar su vida y las tareas diarias con Zapier

Todos los días, realizamos cientos de pequeñas tareas. Por sí solos, no toman mucho tiempo. Pero pueden sumar, especialmente si considera ese tiempo durante todo un año.

Pero somos tecnólogos y estamos en 2020. ¿Cómo podemos usar herramientas como Zapier para hacer que los robots hagan estas cosas por nosotros?

  • ¿Qué es Zapier?
  • ¿Qué podemos hacer con Zapier Zaps?
  • Zap 1: recibe un mensaje de texto si va a llover con Zapier
  • Zap 2: imprima una prueba cada semana con Google Cloud Print
  • Zap 3: Smashing Magazine Job Alerts con Gmail

¿Qué es Zapier?

Zapier es una herramienta de automatización que conecta todas las aplicaciones que le gustan y crea potentes flujos de trabajo totalmente automatizados. Ya sea automatizando el envío de un correo electrónico o asegurándonos de que la nueva publicación del blog reciba un tweet, podemos eliminar los pasos manuales de las tareas mundanas para enfocarnos en otras cosas que son importantes.

Cada vez que crea un nuevo flujo de trabajo, está creando un "Zap". Básicamente, es la forma de Zapier de darle un nombre al flujo de trabajo que crea.

¿Qué podemos hacer con Zapier Zaps?

La parte brillante de Zapier es que la integración de cada aplicación hace que su API esté disponible a través de Zapier para otras integraciones de aplicaciones, lo que le brinda un montón de opciones para conectarse y crear flujos de trabajo potentes.

En particular, vamos a aprender a hacer algunas cosas:

  • Enviar un mensaje de texto todas las mañanas si va a llover
  • Configure un trabajo de impresión semanal para mantener la tinta fresca
  • Reciba correos electrónicos para nuevos trabajos en la bolsa de trabajo de Smashing Magazine

Si bien cada una de estas tareas es pequeña, terminan ahorrándole mucho tiempo. Y si es creativo, puede aprovechar estos flujos de trabajo para personalizar mucho más.

Empezando con una cuenta Zapier

Antes de comenzar a configurar los flujos de trabajo, necesitará una cuenta.

Registrarse en Zapier es gratis y obtienes 5 Zaps gratis para comenzar, por lo que no tenemos que preocuparnos por el costo aquí.

Ahora entremos en los Zaps.

Zap 1: recibe un mensaje de texto si va a llover con Zapier

Para tener una idea de cómo funciona esto, comenzaremos con algo simple. Vamos a configurar un Zap que nos enviará un mensaje de texto si el clima predice lluvia.

Para comenzar, haga clic en el botón grande Hacer un Zap en la parte superior izquierda de la página cuando haya iniciado sesión en su cuenta.

Aquí, Zapier quiere saber cuál es la primera aplicación que queremos conectar. Ya que vamos a basar nuestro Zap en el clima, busque “clima” y seleccione Clima por Zapier .

Luego te pedirá que elijas un evento desencadenante , donde seleccionarás "¿Lloverá hoy?", Luego podrás hacer clic en el botón Continuar .

Al elegir Weather como evento, se requiere un poco de información para brindarnos una predicción personalizada. En particular, requiere su latitud y longitud, que podemos buscar usando latlong.net.

Luego puede ingresar su Latitud y Longitud en la pantalla Personalizar Pronóstico de Zapier, seleccionar sus Unidades que por defecto son Fahrenheit , y luego hacer clic en el botón grande Continuar .

En este punto, puede hacer clic en Test Trigger , que simplemente se asegura de que esté funcionando, y hacer clic en Continuar nuevamente.

Ahora le diremos a Zapier qué hacer con la información una vez que sepa que va a llover.

En el panel "Hacer esto ...", busque "sms" y seleccione SMS de Zapier .

Vamos a dejar la aplicación y el evento como predeterminados, por lo que en la siguiente pantalla puede hacer clic en Continuar .

Ahora, para que Zapier le envíe un mensaje de texto, debe verificar que su número de teléfono le pertenece o que el número de teléfono se está registrando a sabiendas para recibir estos mensajes de texto. Para hacer eso, le envía un PIN único que debe ingresar.

Así que haz clic en Iniciar sesión en SMS by Zapier , que abrirá una ventana emergente.

Aquí, ingrese su número de teléfono y elija SMS o Llamar como método de verificación, momento en el que se comunicará con usted con un PIN.

Con ese PIN, ingréselo en el campo y haga clic en Continuar .

En este punto, la ventana se cerrará y volverá al flujo original. Aquí, haz clic en Continuar nuevamente.

Ahora podemos personalizar el texto que recibimos.

En el campo Número de remitente, Zapier ofrece varios números de teléfono que puede utilizar. Puede seleccionar un número para enviar siempre, que puede configurar como un contacto para que sepa que es Zapier, o puede seleccionar Aleatorio , que utilizará un número aleatorio cada vez.

Luego, haga clic dentro de Mensaje y aparecerán algunas opciones. Quiero saber todo lo posible si va a llover, incluida la probabilidad, la temperatura máxima y el resumen, para que podamos seleccionar todo o tanto como queramos y nuevamente hacer clic en Continuar .

Finalmente podemos probar si nuestro Zap funcionó. En este punto, todo debe estar configurado, así que haga clic en el botón Probar y revisar y recibirá un texto de muestra.

Nota: Si elige un solo número de remitente, es posible que tenga limitaciones en la frecuencia con la que puede recibir mensajes de texto, por lo que si no los recibe de inmediato, esa podría ser la razón. La configuración aleatoria ayuda a prevenir ese problema, pero el número no es consistente.

Y una vez que esté satisfecho con la configuración, puede hacer clic en Activar Zap .

¡Ahora recibirás mensajes de texto por la mañana si el clima predice lluvia!

Zap 2: imprima una prueba cada semana con Google Cloud Print

Este no suena emocionante, pero ¿alguna vez ha pasado por un largo período de tiempo en el que no imprimió algo, solo para terminar con los cabezales de impresora secos o, peor aún, una impresora ahora insuperable?

Podemos evitar esto simplemente ejecutando un trabajo de impresión semanal que mantenga la tinta de nuestra impresora fresca y agradable.

Para ello, usaremos Google Cloud Print. Para que esto funcione, deberá tenerlo configurado con su cuenta de Google.

Creemos un nuevo Zap y esta vez para nuestro "Cuando esto suceda ..." busque y seleccione Programar por Zapier .

Luego, podemos seleccionar un evento de activación de cada semana y hacer clic en Continuar .

A continuación, puede elegir el día de la semana y la hora del día que desea imprimir. Personalmente, ejecuto este trabajo semanalmente a las 8 pm los domingos justo antes del comienzo de una nueva semana. Una vez configurado, haga clic en Continuar .

En este punto, podemos hacer clic en Activar prueba , que al igual que antes se asegura de que esté funcionando correctamente, y luego podemos hacer clic en Continuar .

Ahora, para nuestro "Hacer esto ..." queremos imprimir, así que busque y seleccione Google Cloud Print .

Y para la acción, seleccione Enviar trabajo de impresión .

En este punto, deberá iniciar sesión en Google Cloud Print. Esto abrirá una ventana y le pedirá que inicie sesión a través de Google para que Zapier pueda interactuar con el servicio.

Una vez conectado, haga clic en Continuar .

Ahora podemos configurar nuestro trabajo de impresión. Aquí queremos definir lo que imprimimos.

En lo anterior, estamos configurando:

  • Qué impresora: la impresora en la que queremos imprimir conectada a Google Cloud Print
  • Contenido: puede ser una URL a un documento, HTML o texto sin formato. Estoy usando una URL que es una página de prueba simple que hice que tiene algo de color
  • Tipo de contenido:  querrá establecer esto según lo que establezca en Contenido. Si configura una URL como lo hice yo, debería ser URL
  • Título del trabajo de impresión: el nombre del trabajo para que pueda verlo en los registros de impresión
  • Número de copias: probablemente solo quiera 1 para no desperdiciar tinta y papel
  • Color o monocromo: querrá establecer esto explícitamente si desea color. La idea es actualizar todos los cartuchos de tinta, por lo que solo imprimir en negro no ayudará a la tinta de color, así que en mi caso, seleccioné el color

El resto de los campos son opcionales, puedes personalizarlos a tu gusto.

Con nuestra configuración establecida, haga clic en Continuar , y de manera similar a antes, podemos hacer clic en Probar para ver nuestro trabajo de impresión en acción y, si estamos contentos, ¡podemos hacer clic en Activar Zap !

Si desea utilizar el mismo documento, puede encontrarlo aquí: //fay.io/printer-test.pdf

Zap 3: Smashing Magazine Job Alerts con Gmail

Si estamos buscando trabajo, puede ser una molestia tener que visitar todas las bolsas de trabajo todos los días (o cada hora, ¿verdad?). Pero podemos automatizar este proceso cuando la bolsa de trabajo lo admita.

Afortunadamente, las bolsas de trabajo como Smashing Magazine y muchas otras proporcionan fuentes RSS que podemos conectar directamente a Zapier para automatizar la recepción de un correo electrónico cada vez que se publica un nuevo trabajo.

Para comenzar, creemos un nuevo Zap y, esta vez, busque RSS y seleccione RSS de Zapier .

Para nuestro evento de activación , seleccione Nuevo elemento en el feed y luego haga clic en Continuar .

En este punto, queremos ingresar una URL de feed. Esta será la URL de la fuente RSS XML que los sitios web ponen a disposición. Para Smashing Magazine, puede encontrarlo aquí:

//www.smashingmagazine.com/jobs/feed

Por lo tanto, ingrese esa URL arriba en la URL del feed (puede dejar el nombre de usuario y la contraseña en blanco) y mantenga seleccionado GUID diferente para Qué desencadena un nuevo elemento de feed . Luego haga clic en Continuar .

Igual que de costumbre, ahora puede probar el disparador para asegurarse de que funcione. Si la fuente RSS es válida, no habrá problemas; de lo contrario, es posible que vea un error. ¡La URL anterior debería ser válida!

A continuación, debemos elegir qué queremos hacer con el nuevo elemento. Como queremos que se envíe por correo electrónico, podemos elegir nuestro servicio de correo electrónico, que en mi caso es Gmail.

Para nuestra acción, queremos enviar correo electrónico .

A continuación, desea iniciar sesión en su cuenta, similar a lo que hicimos con Google Cloud Print. Esta debe ser su cuenta de Google con la que usa Gmail.

Ahora, cuando personalizamos nuestro correo electrónico, queremos incluir lo siguiente:

  • Para: donde desee que se envíen, probablemente la misma cuenta con la que inició sesión en Gmail
  • De: seleccione su cuenta de Gmail
  • From Name: puede ser cualquier cosa que reconozca, como usaré Colbybot
  • Asunto: puede ser lo que desee, pero una idea útil podría ser "Alerta de trabajo nuevo:" seguido de seleccionar el título de la selección desplegable
  • Tipo de cuerpo: puedes dejarlo como llano
  • Cuerpo: recomendaría incluir todos los tokens que le resulten útiles, incluidos el título, la descripción y el enlace

Una vez que haya terminado de configurar, puede presionar continuar. Luego, al igual que antes, haga clic en Probar y revisar , y debería recibir su correo electrónico de prueba.

Finalmente, si está satisfecho con la configuración, encienda el Zap y disfrute de su búsqueda de trabajo.

¿Qué más puedes hacer?

Más ideas

Aquí hay más ideas para que se mueva en la dirección correcta:

  • Publica tuits en Slack: cada vez que una cuenta tuitea o alguien de una lista de cuentas tuitea, publica ese tuit en Slack.
  • Presentar errores de Github en Jira: siempre que alguien etiquete un problema de Github con la etiqueta "error", cree un nuevo ticket en Jira con los detalles de ese problema.
  • Publica artículos RSS en Twitter: ¿escribes tu propio contenido? Configure una fuente RSS para publicar automáticamente un tweet con su nueva publicación de blog

No asistente de Google

Lo único que me falta en este momento es el Asistente de Google, de lo contrario, habría incluido algunas ideas de Zap para eso. IFTTT es compatible con Google Assistant para flujos más simples, pero Zapier puede volverse más poderoso.

Webhooks

Zapier admite web hooks, lo que significa que realmente puedes hacer lo que quieras. Aunque se trata de una función premium, puede configurar algunos flujos de trabajo personalizados en función de los nuevos datos que Zapier ve o acepta solicitudes que publica para activar otras automatizaciones.

¿Cuál es tu Zap favorito?

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