Cree usted mismo un CRM simple desde cero en PHP y MySQL

Customer Relationship Management (CRM) es un sistema que gestiona las interacciones y los datos del cliente a lo largo del ciclo de vida del cliente entre el cliente y la empresa a través de diferentes canales. En este tutorial, crearemos un CRM personalizado en PHP, que un equipo de ventas puede usar para rastrear a los clientes a lo largo de todo el ciclo de ventas.

Crearemos un sistema CRM simple para que los vendedores:

  • Accede a sus tareas
  • Ver sus clientes potenciales
  • Crea nuevas tareas para cada cliente potencial
  • Crear nueva oportunidad
  • Cerrar una venta

Los gerentes de ventas podrán:

  • Gestionar todos los clientes
  • Gestionar equipo de ventas
  • Ver actividades de ventas actuales

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Bloques de construcción de un CRM

Aquí hay una lista de los componentes esenciales del CRM:

  • Leads : contactos iniciales
  • Cuentas : información sobre las empresas con las que hace negocios
  • Contacto : Información sobre las personas que conoce y con las que trabaja. Generalmente, una cuenta tiene muchos contactos
  • Oportunidades : clientes potenciales calificados
  • Actividades : tareas, reuniones, llamadas telefónicas, correos electrónicos y cualquier otra actividad que le permita interactuar con los clientes.
  • Ventas : su equipo de ventas
  • Panel de control: los paneles de CRM son mucho más que un simple atractivo visual. Deben ofrecer información clave de un vistazo y proporcionar enlaces para profundizar y obtener más detalles.
  • Inicio de sesión : los vendedores y los gerentes tienen diferentes roles en el sistema. Los gerentes tienen acceso a informes e información del proceso de ventas.

Requisitos del sistema

  • PHP 5.3+,
  • MySQL o MariaDB
  • phpGrid

Crear base de datos CRM

Comenzaremos creando nuestra base de datos CRM personalizada. Las tablas principales que usaremos son:

  • contacto : contiene datos básicos del cliente
  • notas : mantiene la recopilación de información del contacto por parte del personal de ventas.
  • usuarios : información sobre el personal de ventas

La tabla de contactos contiene información básica del cliente, incluidos nombres, direcciones de empresas, información del proyecto, etc.

La tabla de Notas almacena toda la información de la actividad de ventas, como reuniones y llamadas telefónicas.

La tabla Usuarios contiene información de inicio de sesión sobre los usuarios del sistema, como nombres de usuario y contraseñas. Los usuarios también pueden tener roles, como Ventas o Gerente.

Todas las demás tablas son tablas de búsqueda para unirse a las tres tablas principales de bases de datos relacionales.

  • contact_status : contiene el estado del contacto, como Cliente potencial y Oportunidad. Cada uno indica una etapa diferente en un ciclo de ventas típico
  • task_status : el estado de la tarea puede ser Pendiente o Completada
  • user_status : una persona de ventas puede estar activa o inactiva
  • todo_type : un tipo de tarea, ya sea Tarea o Reunión
  • todo_desc : descripción de una tarea como correo electrónico de seguimiento, llamada telefónica y conferencia, etc.
  • roles : un usuario puede ser un representante de ventas o un gerente

Diagrama de esquema de base de datos completo

Un esquema de base de datos es la estructura que representa la vista lógica, como tablas, vistas o claves primarias y externas de toda la base de datos. Un esquema de base de datos incluye entidades y la relación entre ellas.

Es una buena práctica tener una clave principal para cada tabla en una base de datos relacional. Una clave primaria es un identificador único para cada registro. Puede ser el número de seguro social (SSN), el número de identificación del vehículo (VIN) o el número de incremento automático. Este es un número único que se genera cuando se inserta un nuevo registro en una tabla.

A continuación se muestra el diagrama de la base de datos de nuestro CRM simple. El símbolo de clave en cada tabla representa la clave principal de la tabla. La lupa indica una clave externa que vincula otra tabla en la base de datos. A veces lo llamamos tabla de "búsqueda".

install.sql

Una vez que haya comprendido la estructura de la tabla de la base de datos, busque el script "install.sql" en la dbcarpeta y utilice una herramienta MySQL como MySQL Workbench o Sequel Pro para ejecutar el script SQL. Debería crear una nueva base de datos relacional denominada custom_crmy sus tablas de base de datos.

Una nota al margen sobre ZenBase

The CRM application is also one of the many application templates readily available at ZenBase (built on the top of phpGrid) for anyone — with or without coding skills — to use and customize for their own needs.

Configurar phpGrid

Our CRM contains many datagrids. The datagrid is a spreadsheet-like data table that displays rows and columns representing records and fields from the database table. The datagrid gives the end-user ability to read and write to database tables on a webpage. We can use a datagrid tool from phpGrid. We use a tool instead of building them from scratch because developing the datagrid is usually tedious and error-prone. The datagrid library will handle all internal database CRUD (Create, Remove, Update, and Delete) operations for us with better and faster results with little code. To install phpGrid, follow these steps:

  1. Unzip the phpGrid download file.
  2. Upload the phpGrid folder to the phpGrid folder.
  3. Complete the installation by configuring the conf.php file.

Before we begin coding, we must specify the database information in conf.php, the phpGrid configuration file. Here is an example of database connection settings:

  • PHPGRID_DB_HOSTNAME — web server IP or host name
  • PHPGRID_DB_USERNAME — database user name
  • PHPGRID_DB_PASSWORD — database password
  • PHPGRID_DB_NAME — database name of our CRM
  • PHPGRID_DB_TYPE — type of database
  • PHPGRID_DB_CHARSET — always ‘utf8’ in MySQL

To learn more about configuring phpGrid, check out phpGrid complete installation guide.

Page Template

Before we can start building our first page of the CRM, it is a good practice to make the reusable page items such as header and footer.

The page will comprise of a header, menu, body and footer. We will start by creating a reusable page template.

head.php

This is a basic HTML5 template header. It includes a link to a custom stylesheet that will be created in a later step.

menu.php

Notice the usage of $_GET['currentPage']. Each page will set a value which will highlight the name of the current page on the top menu bar.

Include the following code in style.css for menu styling (minified). It will transform the above, unordered list into a menu.

footer.php

Simple closing body and html tags.

Complete Page Template

This is the complete page template. The main content will go after Section Title.

CRM Main Pages

Are you still with me? Good! We can now finally develop the first page in our CRM.

Our CRM for the sales team members has four pages:

  • Tasks
  • Leads
  • Opportunities
  • Customers/Won

Each page indicates a different stage in a typical sales cycle.

Sale People Page Design Mockup

Here’s our CRM design mockup for the sales people.

Tasks Page

When a sales team member logged in, the first page he sees is a list of current tasks.

As you may recall, our Notes table holds all the sales activity information. We can create a datagrid and populate it from the Notes table using phpGrid.

The Tasks page main content is a datagrid. The following two lines will give us a list of tasks of the current sales person.

  • The first line creates a phpGrid object by passing the SELECT SQL statement, its primary key — ID, and then the name of the database table - notes.
  • The second and the final line calls display() function to render the datagrid on the screen. Check out the basic datagrid demo for more detail.

Leads Page

The leads page contains list of current leads that the sales person is responsible for. Each Lead can have one or many Notes. We will use the phpGrid master-detail feature for that.

We also need to use set_query_filter() to display only the leads, Status = 1, and only for the current sales person.

Contact status table

Opportunities Page

A Lead becomes an Opportunity once it is qualified. The Opportunities page is similar to the Leads page. The only difference is the filtered status code in set_query_filter is Status = 2.

Customers/Won Page

Customers/Won has the Status = 3. Similar to Leads and Opportunities, Customers/Won can also have Notes.

That’s all there is to it for sales people in our simple CRM.

Manager Dashboard

The sales manager will have access to all records in the sales pipeline as well as the ability to manage sales team and customer data.

We will have a single web page with tabbed menu similar to the phpGrid tabbed grid demo.

Manager Dashboard Design Mockup

My Sales Reps

Main content

Each tab represents a table in the CRM database. $_GET['gn'] will store the table name. It dynamically generates the datagrid based on table name passed.

It’s very easy to integrate jQueryUI Tabs with phpGrid. Please refer to the phpGrid Tabbed Grid demo for more information.

My Sales Rep Page

Since a sales manager needs to quickly find out whom a sale person is working with, we added a detail grid $sdg populated from contact table and link with the master grid.

sales_rep is the connecting key in contact table to the id that is the foreign key in users table. Remember the users stores all of our sales people information.

Screenshots

CRM — Sales Screen

CRM — Manager Screen

Live Demo

CRM Sales Rep Screen | CRM Managers screen

Need to Write Even Less Code?

If you are new to programming and are not yet comfortable with coding, you may want to check out ZenBase that is built on the top of the phpGrid. The CRM is but one of the many application templates readily available at ZenBase for anyone — with or without coding skills — to use and customize for their own needs.

Complete Source Code on GitHub

phpcontrols/phpgrid-custom-crm

phpgrid-custom-crm - Custom CRM Demo - Learn to build yourself a custom CRM in PHP and MySQL, which a sales team can…github.com

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