Cómo organizarse: consejos difícilmente ganados para organizar su vida

Debido a los cambios provocados por COVID-19, muchas personas han tenido que encontrar formas saludables y productivas de trabajar de forma remota.

Algunos han sido enviados a casa y pueden continuar haciendo su trabajo desde allí, pero el "arte" del trabajo remoto no se trata solo de quedarse en casa y tratar de ser lo más productivo posible. Existe una amplia gama de técnicas y mejores prácticas que pueden hacer que usted sea súper productivo sin cansarse ni agotarse.

La idea de este artículo surgió cuando la gente me preguntó cómo me organizaba y no me asustaba la creación de artículos y la publicación de contenido semanalmente (además de tratar otros temas como comunidades y eventos).

Al principio no entendí cuál era el problema, ya que no lo veía de la misma manera, hasta que más personas comenzaron a hacer preguntas también. Entonces me di cuenta de que este era un tema de interés para la comunidad en general. Fue entonces cuando decidí escribir sobre lo que hago con la esperanza de ayudar a todos los que lean esto.

Objetivo

Este artículo no es necesariamente el recurso definitivo, sino que pretende ser un conjunto de mejores prácticas y consejos que he recopilado y organizado a lo largo de los años.

Nota : Este artículo se basa totalmente en mis experiencias individuales, por lo que es posible que me pierda o deje de lado algunas cosas porque simplemente no las he vivido.

Además, todas las herramientas que menciono en todo momento y las opiniones sobre ellas son completamente mías, basadas en mi uso y mi experiencia.

Si ha tenido experiencias diferentes o tiene una visión diferente sobre la organización personal, me encantaría leerlo en otro artículo o en las redes sociales.

Dicho esto, ¡pasemos al contenido!

Mi historia con la organización personal

Para los que no me conocen, mi nombre es Lucas Santos. Actualmente trabajo en Microsoft como Cloud Advocate, pero he trabajado con tecnología y desarrollo durante casi 9 años.

Pero, ¿por qué les cuento todo esto? Porque quiero mostrar de dónde vienen mis ideas sobre la organización personal y por qué creo que son particularmente importantes.

Durante mi carrera he ocupado diversos cargos en diversas áreas, desde el apoyo hasta el liderazgo. Y a lo largo de toda mi experiencia nunca he trabajado solo con el desarrollo.

En otras palabras, mi trabajo nunca fue mi único trabajo; siempre he estado muy involucrado con comunidades de desarrollo, eventos, reuniones, enseñando programación, escribiendo artículos, haciendo videos y podcasts ... todo mientras trataba de administrar mi vida personal.

Desde pequeño siempre fui una persona muy ansiosa. Siempre tuve mucha curiosidad por saber cómo funcionaban las cosas y siempre quise tener el control de todo. Yo tenía que saber todo el proceso de las cosas para estar seguro de lo que hicieron. Me dio una sensación de seguridad, de saber dónde estaba parado.

Durante la escuela primaria y secundaria, esto nunca fue un problema. Pero cuando llegué al mercado laboral y a la universidad, empezó a resultar bastante impracticable. Es fácil para usted saber todo en una empresa pequeña, pero cuando las cosas comienzan a hacerse grandes, está fuera de su control. Tratar de recuperar el control total de todo es como intentar retener un tren en movimiento con tus propias manos desnudas.

Y, por supuesto, creí que podía aguantar el tren ...

Entonces, 2016 y 2017 fueron algunos de los años más estresantes que he tenido en toda mi vida. Tuve que administrar mi universidad (en ese momento estudiaba UFABC) y también mi trabajo, que recientemente se había mudado a un lugar en São Paulo llamado "Vila Olímpia". Estaba lejos de mi casa y el transporte público para llegar allí fue un dolor.

Esta fue una de las pruebas más difíciles que tuve que pasar. Me tomó casi 2 horas llegar al trabajo, así que me despertaba todos los días a las 5:40 am y iba directamente del trabajo a la universidad y regresaba a las 11 pm.

No hace falta decir que necesitaba encontrar una manera de organizar todo lo que tenía que hacer: estudiar para los exámenes y mis horas de sueño y ocio. Pero fracasé miserablemente. Ese mismo año tuve varios problemas de salud y varios ataques de ansiedad. Todavía tomo una pastilla contra la ansiedad todos los días.

A partir de ese momento comencé a darme cuenta de que no era el volumen de cosas que hacía o no hacía, sino lo que pensaba de ellas. Siempre pensé que no estaba haciendo lo suficiente y que no estaba llegando a donde quería ir.

Ahí fue donde me di cuenta de que el problema no era yo, sino mi falta de organización. Y desde entonces he tratado de evangelizar la organización personal a tantas personas como pueda para que nadie tenga que pasar por los mismos problemas que yo pasé.

Por qué es importante la organización personal

En primer lugar, ser organizado es importante porque ayuda a reducir (si no eliminar) la ansiedad de ver cómo se hacen las cosas, pero hablaremos un poco más sobre eso en otra sección.

Esto es excelente para su salud porque lo ayuda a evitar muchos problemas que puede causar la ansiedad. Sabes que puedes relajarte porque las cosas están planificadas y, si sigues tu plan, todo estará listo cuando debe estar.

Todo en la vida requiere organización y planificación, desde las cosas más pequeñas como el cumpleaños de su hámster hasta problemas grandes y complejos como los sistemas distribuidos que utilizan Kubernetes con AKS.

Quizás se esté preguntando: ¿tiene que organizarse para hacer todo en su vida, es una obligación? No, puede simplemente revisar las tareas una por una y hacerlas en el orden que desee, almacenando todo en su mente. Pero eventualmente, terminará pesando sobre ti.

Por último, pero no menos importante, organizarse es una forma de hacer más cosas en menos tiempo. Por lo tanto, podría ser que esas 5 cosas que planeaba hacer durante la semana se pudieran resolver en paralelo en 2 días. Entonces tendrías 3 días para hacer otras cosas.

Además, organizarse incluye no solo tener organizado su trabajo, sino también su vida personal y su tiempo libre. ¡Si! El ocio es tan importante como cualquier artículo o proyecto que vayas a realizar en tu vida. Necesita tener tiempo en su agenda a cualquier costo. Pero si no lo planeas, siempre terminarás empujándolo a la última prioridad y luego tu ansiedad volverá de nuevo.

Ventajas de la organización personal

Resumamos lo que hablamos en pequeños temas. ¿Cuáles son las ventajas de la organización personal?

  • Reduce la ansiedad y el estrés causado por no tener el control de las cosas.
  • Crea una mentalidad de organización en crecimiento que le permite extender la psicología de su organización a otras áreas y a otras personas.
  • Aumenta su eficiencia, lo que le permite hacer más cosas en menos tiempo.
  • Libera tiempo para lograr más cosas y, en consecuencia, te da más tiempo para ti
  • Crea una organización saludable y hábitos de archivo que le permiten buscar y encontrar cosas mucho más rápido.
  • Genera responsabilidad
  • Induce autocontrol y disciplina.

Dificultades de la organización personal

Organizarse no es una tarea sencilla y, por lo tanto, lleva mucho tiempo. La organización personal va mucho más allá de los calendarios y las listas de tareas: tenemos que crear hábitos. Y ya se ha comprobado que un nuevo hábito tarda al menos 21 días en formarse.

También necesitamos crear disciplina, evitar la procrastinación y hacer muchas otras cosas que involucran no solo un cambio mental sino también físico.

Muchas cosas pueden socavar nuestra organización personal que ni siquiera notamos, por ejemplo:

  • Procrastinación, el acto de dejar algo para hacer más tarde cuando no hay castigo por no realizar una tarea.
  • Cansancio mental
  • Cansancio físico
  • Falta de priorización
  • Falta de definición en las tareas.
  • Problemas con la autodisciplina (después de todo, no todas las personas pueden organizarse hasta el punto de crear disciplina y tomar a las personas en serio)

Y muchas otras cosas.

Hagámoslo científico y veamos cómo funciona nuestro cerebro.

La psicología detrás de la organización personal

El cerebro es una computadora impresionantemente compleja llena de secretos que aún tenemos que descubrir. Sin embargo, hemos logrado crear analogías muy similares a las computadoras.

Al igual que a menudo tiene una serie de tareas ejecutándose al mismo tiempo en su computadora personal (la mía, por ejemplo, ahora tiene un navegador, el editor donde estoy escribiendo este artículo y algunas aplicaciones de comunicación), todo parece estar ejecutándose en el Mismo tiempo. Pero, de hecho, el procesador cambia entre tareas muy rápidamente, es decir, esencialmente está ejecutando solo una tarea a la vez.

Lo mismo ocurre con nuestro cerebro. Aunque parece que podemos realizar varias tareas al mismo tiempo, el cerebro solo puede realizar dos tareas cognitivamente complejas simultáneamente.

Mucha gente piensa que el acto de realizar múltiples tareas es beneficioso y eficaz cuando, de hecho, es más perjudicial que beneficioso. Un ejemplo clásico es intentar hablar por teléfono mientras escribe algo diferente. O escribir un correo electrónico mientras habla con alguien sobre otro tema. Esto se debe a que los canales que procesan el habla son los mismos y solo hay uno de ellos.

Y eso explica por qué podemos hacer un nudo o tocar una canción y cantar al mismo tiempo: la voz y los canales motores que se encargan del movimiento de las cuerdas son diferentes.

Cuando hacemos esto inconscientemente, lo llamamos cambio de tarea; de lo contrario, lo llamamos cambio cognitivo.

Además, existe este concepto llamado lapso de atención, que es la medida de tiempo que un ser humano permanece enfocado en una tarea en particular. Microsoft Canadá publicó un estudio en 2015 que dice que el tiempo promedio que un ser humano permanece atento a una tarea es de unos 8 segundos. Y esto es muy importante para lo que vamos a hablar a continuación.

Capacidad de atención

Por supuesto, esto puede cambiar según el tipo de tarea que estemos realizando. Al parecer, cuando una tarea es motivadora o agradable, podemos tener hasta 20 minutos de atención.

Y ¿Por qué es esto importante? Simplemente porque ahora tenemos un límite de tiempo en el que debemos cumplir con nuestras tareas para mantenernos eficientes y organizados. Es decir, no podemos crear tareas que superen los 20 minutos.

Esto nos obliga a dividir las tareas más grandes en tareas más pequeñas. Y eso por sí solo nos obliga a detallar todo lo que hacemos, creando una mejor descripción de lo que tenemos que hacer. También hace que eliminemos tareas inútiles o elementos ridículos que pueden parecer importantes a primera vista.

Y ese es el primer paso hacia la organización personal: sepa exactamente lo que necesita hacer.

Cuando tienes una tarea turbia o que no parece muy explícita, simplemente no puedes desarrollar esa tarea a tiempo. Entonces necesitas crear otra tarea solo para poder pensar mejor en esta primera. Esto significa que tiene una tarea para la planificación de la próxima tarea, que fue exactamente lo que hice al escribir este artículo.

Quería escribir contenido sobre organización personal, pero no sabía por dónde empezar. Así que durante dos semanas, me incliné hacia él e investigué posibles temas sobre los que podía hablar y escribir, siempre tomando notas.

Como soy brasileño, las notas de mi organización están en portugués, pero entiendes ...

Organización de contenido

Consejos iniciales

En esta parte del artículo, me centraré más en la disciplina que debes desarrollar a lo largo de este proceso. Trabajaremos en organizarnos como personas, así que dejaré la discusión de herramientas y metodologías específicas para la siguiente parte.

Todo de lo que hablaré aquí se basa en lo que he experimentado a lo largo de los años.

Evite medias palabras y contextos abiertos. Siempre sepa exactamente lo que debe hacerse

Asegúrate de que tus tareas estén muy bien definidas hasta el más mínimo detalle. "Hablar con John" no es una tarea bien definida; debe dejar muy claro todo lo que necesita hacer, con el mayor detalle posible.

Por ejemplo, "Habla con John sobre la póliza de seguro y pide que te envíen el pago el día 23" es mucho más específico y claro.

Tu cerebro no es un disco duro, no es confiable

¿Recuerda lo que estaba haciendo en este mismo momento hace 3 años? ¿No? Por supuesto que no. Nuestra memoria no es confiable, así que anote siempre todo EN EL MOMENTO EN QUE LO PIENSA. No espere hasta más tarde y nunca diga la frase "Más tarde escribiré esto" .

Siempre escriba todo con el mayor detalle posible en algún lugar para sacarlo de su cerebro.

Un día hablé con un amigo, William "PotHix" Molinari, que también es desarrollador de una de las herramientas de organización que más me gustan. Me dio uno de los mejores consejos:

“Tu cerebro está hecho para procesar, no para memorizar, así que toma todo lo que necesites para recordarlo y ponlo en otro canal más confiable, como el papel” .

Ser disciplinado

La organización personal está muy guiada por la autodisciplina y la responsabilidad, por lo que debe tomarla como parte de su trabajo.

Algunas personas tienen dificultades para convertir algo personal en una responsabilidad. Porque, después de todo, nadie va a pelear contigo ni a arrancarte los pelos porque te faltaste o retrasaste una tarea personal. Eres tu propio administrador.

Pero esto es tanto bueno como malo, principalmente porque necesitas ser un poco duro contigo mismo para ser productivo y eficiente. Recuerde, la única persona a quien culpar por sus fracasos es usted y nadie más.

Por lo tanto, la responsabilidad de desarrollar la disciplina, tanto para tareas grandes como pequeñas, es suya y solo suya. Así que crea consecuencias para ti mismo si no cumples con tus expectativas: "Hoy no veré mi serie porque no he completado mis tareas", o "Apagaré Internet porque retrasé esta tarea".

TODO es una tarea

Hablaremos de esto más adelante, pero todo puede considerarse una tarea, desde limpiar las hojas del jardín hasta trabajar por la paz mundial. Así que anote todo lo que necesita hacer y haga un uso extremo de las listas de tareas pendientes .

No se avergüence de pedirle a sus amigos que le envíen invitaciones para la barbacoa del domingo y siga el principio: "Si no está en mi calendario o en mi lista de tareas, no existe".

Mantenlo simple

Solo hablamos de escribirlo todo. Pero es inútil dejar una tarea con el título "Lograr la paz mundial". Eso es demasiado grande y vago. Hablaremos más sobre esto a continuación, pero siempre trate de dividir las tareas grandes en tareas pequeñas, recuerde, 20 minutos o menos. De esta forma siempre sabrás qué hacer.

Todo tiene un plazo

Soy programador y odio trabajar con plazos porque quiero que mi sistema sea aún más robusto y perfecto. Pero, lamentablemente, en nuestras vidas, todo necesita una fecha de finalización.

Todas las tareas que cree deben tener una fecha y / o una hora para finalizar. Si no termina para entonces, ha fallado en su plan y necesita repensar cómo se está organizando.

Se necesita un tiempo para comprender su ritmo. Por ejemplo, soy una ameba humana antes de las 9 a.m., así que sé que no podré completar nada muy complejo antes de esta hora. Por eso planeo las tareas más complicadas y exigentes con mayor carga cognitiva para después del mediodía.

Antes de eso, realizo tareas menores como: responder correos electrónicos, leer algunos artículos que tengo en mi lista de lectura, ver alguna lección de YouTube, organizar carpetas y archivos, etc.

Crezca más allá de su miedo al futuro

Esto va más allá de la organización personal de tareas. Pero el gran problema es que creemos que usaremos algo en el futuro y terminamos guardándolo; por ejemplo, tengo una carpeta llena de disquetes aquí, que guardo solo por pura nostalgia.

Pero la organizadora profesional Mia Lotringer mostró en este excelente artículo una forma muy interesante de organizarse física y virtualmente con sus archivos:

  1. Supere su miedo a tirar cosas o borrar archivos.
  2. Coloque todo lo que crea que necesitará en el futuro en una caja con una fecha de destrucción, generalmente 6 meses a partir de la fecha actual.
  3. Si necesita sacar algo de allí y usarlo antes de este período final, saque esa cosa de la caja y colóquela en otra caja con un período de destrucción más largo, 1 año por ejemplo.
  4. Si necesita sacar este artículo de la caja de 1 año nuevamente, guárdelo, porque lo está usando de verdad.
  5. Si no es así, cuando llegue la fecha, tira todo lo que hay en las cajas.

Tenga un lugar para organizar sus tareas

Hablaremos de herramientas y software en un momento, pero por ahora, siempre tenga un lugar para anotar y preparar sus tareas, con fechas y descripciones. Puede ser un cuaderno, un calendario, un planificador (que nunca entendí cómo usarlo), lo que sea. Lo más importante no es el medio, sino el hábito .

Puede escribir todo en papel borrador, siempre que lo mire a diario. Es decir, siempre que cree el hábito de mirar y completar sus tareas todos los días, sin importar dónde las deje, está bien. Pero recuerda que tardamos al menos 21 días en crear hábitos.

Organizar físicamente

Todo lo que estoy hablando aquí parece estar vinculado a tareas y cosas por hacer, pero su lugar de trabajo y su espacio físico deben estar organizados. Nadie puede hacer nada en un entorno muy desordenado porque crea mucha contaminación visual que termina distrayendo tu mente.

Concentración, fuerza y ​​fe. Pero principalmente enfócate

Tener enfoque sobre las cosas que está haciendo. Para concentrarse, digo: haz solo una cosa a la vez . No intentes abrazar el mundo y hacer cinco cosas al mismo tiempo, elige una tarea, hazla hasta el final y luego pasa a otra.

¡Pequeñas tareas de inmediato!

Si tiene una tarea que demora 2 minutos o menos, como enviar un correo electrónico, responder a una persona, pedir información, cambiar algo, hágalo instantáneamente. Estas tareas ni siquiera tienen que estar en tu lista de tareas pendientes, solo hazlas tan pronto como pienses en ellas.

Esta es una excepción a la nota anterior donde puse que todo debería estar en la lista. Porque el tiempo que le tomaría escribir una pequeña tarea en la lista es la misma cantidad de tiempo que dedicaría a terminar dicha tarea.

Herramientas del oficio

Dado que ahora hemos cubierto un poco sobre qué es la organización personal, ahora vamos a hablar sobre cómo organizarse, ¡en detalle! Se trata de las herramientas que elijas para hacerte la vida más fácil y de tu propia autodisciplina.

¿Qué debo organizar?

Siempre decimos "Ah, tenemos que organizarnos", pero ¿qué hay que organizar? Su vida. Está bien ... ¿Pero qué conforma tu vida?

Esto variará de persona a persona, pero intente hacer un ejercicio de reflexión interesante: Siéntese (o párese) y haga una lista de todas las cosas que suele hacer durante todo el día. Después de eso, intente enumerar con lo que interactúa para lograr tal tarea, por ejemplo:

  • Responder correos electrónicos ( la interacción aquí sería con correo electrónico )
  • Arreglar el calendario ( la interacción aquí sería con la agenda )
  • Pagar facturas (las facturas serían la interacción )

Y así...

Descubrirá que, en general, una persona no necesita organizar más de tres cosas: correos electrónicos, calendario y tareas.

Sin embargo, es importante decir que dentro de estos ítems podemos tener una serie de categorías diferentes donde podemos crear otros ítems que deben tratarse de manera diferente.

Por ejemplo, estoy constantemente involucrado con eventos, artículos, publicaciones y código, por lo que las herramientas que más utilizo son el calendario, los correos electrónicos y los editores de texto. Pero no puedo simplemente categorizar todo como un evento en la agenda, tengo varias categorías que deben tratarse de manera diferente.

De esta forma prefiero decir que los elementos que hay que organizar son:

Tareas

  • Correos electrónicos
  • Notas y documentos

Calendario

  • Eventos presenciales
  • Eventos online
  • Trabajo externo (autónomo)
  • Tareas diarias (personales o laborales)
  • Facturas
  • Compromisos personales
  • Tiempos de descanso (ocio, aficiones)
  • Tiempo neutral ( tiempo libre )

Entonces, hemos llegado a la mayor controversia en la agenda: ¿debemos organizar y planificar nuestro tiempo libre? ¡Si! Es tiempo libre como cualquier otro, y de él hablaremos más en los siguientes párrafos. Pero la idea es que su agenda no debería tener espacios "vacíos". Todo debe estar ocupado con algo que le gustaría hacer.

Y luego tenemos otra pregunta súper válida: Pero si planifico mi tiempo libre, ¿dejará de ser tiempo libre?

Bueno, ¿por qué lo haría? El hecho de que pongas tu tiempo libre en la agenda para hacer lo que quieras, no significa que lo estés transformando metódicamente en un tiempo de trabajo formal que hay que seguir al pie de la letra.

Verá, la idea de organización personal no solo es válida para las tareas laborales, es todo lo contrario. La organización personal significa tomar el control de su tiempo para que sepa exactamente cómo aprovecharlo al máximo. Todo su tiempo debe estar contenido en sus métodos de organización personal.

Solo puedes tomar el control de tu tiempo si todo está siendo planeado, de lo contrario tendrás brechas de planificación y esto afectará tu vida.

Ahora analizaremos estos temas más importantes.

Calendario

La agenda es tu mejor amiga en la organización personal. Recuerde el mayor lema de la organización:

Si no está en la agenda, no existe

No puedes olvidarte de agregar algo a la agenda, porque de lo contrario tendrás un número creciente de cosas que "no existen" y, a menudo, olvidarás cosas.

Esto hará que parezca que la metodología que está utilizando no funciona, pero no es nada de eso. Se trata de hábitos, de los que hablaremos más adelante.

Herramientas

El trabajo que haces es tan bueno como las herramientas que tienes, así que hablemos un poco sobre las herramientas de programación que tenemos disponibles:

  • Google Calendar: esta es mi elección por comodidad. Calendar ya está integrado con las cuentas de correo electrónico de Gmail (que utilizo como mi cuenta principal), por lo que es extremadamente cómodo de usar
  • Calendario de Outlook: lo mismo que Google Calendar para usuarios de Outlook como su cuenta de correo electrónico principal
  • Calendario de Apple: una vez más, exactamente lo mismo para los usuarios de cuentas de Apple que las cuentas de correo electrónico principales

Para estas herramientas, realmente recomiendo que se ciña a una de estas tres por algunas razones:

  • Todos están vinculados a una cuenta de correo electrónico, lo que facilita la gestión. Recuerde: intente siempre utilizar la menor cantidad posible de herramientas.
  • Todos están sincronizados en la nube, por lo que es muy difícil que pierda alguno de sus datos. Además, es mucho más fácil migrar de un dispositivo a otro.
  • Todos ellos tienen clientes web.

Y ahora llegamos al punto más importante: todos los calendarios admiten la importación de calendarios externos . Esto es importante porque, la mayoría de las veces, tendrás una agenda personal y un horario de trabajo. También te recomiendo que tengas una agenda para cada tipo de tarea que realices.

Esto significa que es importante que centre todos sus horarios en un solo lugar. Esto facilita la gestión siempre que los horarios estén sincronizados. Esto significa que si cambio, por ejemplo, mi horario de trabajo de mi horario personal, propaga el cambio al horario original.

¿Suena complicado? Veamos un ejemplo:

Digamos que cambio un evento en mi horario de trabajo de mi horario personal. Por ejemplo, de mi horario personal cambio mi RSVP de "sí" a "no" para una reunión de trabajo. Este cambio debe propagarse a la agenda de trabajo donde el evento debe decir que ya no estaré presente.

Esto es posible porque la mayoría de los calendarios utilizan el protocolo CalDAV, que es un protocolo de comunicación estándar para calendarios remotos.

Si no está satisfecho con las vistas predeterminadas de su calendario elegido, siempre puede descargar un cliente que puede modificar. Incluso puede incluir otras opciones y funciones.

Por ejemplo, si no le gusta acceder a través de la web, Outlook tiene una PWA excelente (vea cómo hacerlo aquí). También es posible, a través de las aplicaciones web de Chrome, convertir cualquier sitio web en una aplicación de escritorio.

Organizando la agenda

Organizar tu agenda es muy importante, ya que será a partir de ahí que saques toda tu propia organización personal. Por lo tanto, la agenda es el punto principal de toda nuestra "teoría" aquí.

Tenga un horario diferente para cada actividad

Cuando creamos un calendario en cualquiera de las herramientas descritas anteriormente, automáticamente obtenemos un calendario llamado "Calendario". Sin embargo, esto no significa que debamos ceñirnos a un solo calendario en la misma agenda, y no deberíamos.

Es una buena práctica para crear un nuevo calendario - o un nuevo programa, dependiendo de la plataforma - para cada tipo de actividad que participa en cómo. Yo organizo mis agendas:

Como el calendario está en portugués, pondré los nombres traducidos en la lista y los nombres originales entre paréntesis:

  • Personal (Pessoal): este es el calendario estándar que renombré para ser mi calendario personal. En él marco todos mis compromisos personales y aquellos que no encajan en ninguna otra agenda.
  • Eventos Confirmados (Eventos confirmados): En este calendario marco los eventos en los que estoy seguro de participar, como meetups, charlas, conferencias, webinars, podcasts ...
  • Eventos no confirmados (Eventos não confirmados): Aquí están los "Apunte la fecha" para los eventos en los que he presentado propuestas para conferencias o en los que estoy a punto de participar, pero que aún no están completamente confirmados.
  • Eventos SP (Eventos SP) : En este calendario marco otros eventos en los que participaré pero no como orador o staff, solo como oyente. Esta es una agenda compartida entre varias personas que organizan eventos en São Paulo, por lo que sirve más como una guía para evitar programar eventos en los mismos días.
  • Familia (Família): Esta es una agenda que comparto con mis padres y otras personas de mi familia para que sepamos los días en que todos están ocupados.
  • Freelance (Freelas): Aquí hay una agenda para programar fechas de entrega para proyectos paralelos y también reuniones importantes con clientes.
  • Tareas (Tarefas) : Esta es sin duda la agenda más importante, ya que aquí es donde sincronizo mis tareas con mi lista de tareas pendientes.

Agrega un poco de color

Es mucho más fácil identificar y verificar lo que sucede cuando agrega color a sus calendarios y tareas. De esta forma es posible ver mucho más claramente lo que está ocupando más tiempo.

Es posible ver a través de los colores de mis calendarios qué pertenece a qué categoría:

Tenga en cuenta que hay tareas a la izquierda de otras tareas; esto se debe a que son elementos originalmente agregados al calendario que tienen el color de esta categoría. Puede ver que los elementos que tienen un borde gris se han agregado al calendario de "tareas". Pero lo coloreé yo mismo con otro color. Por lo general, coloreo cada uno de estos elementos por categoría, por lo que sé de inmediato lo que tendré que hacer en ciertos días.

Además, colorear los elementos de su calendario le ayuda a comprender dónde pasa la mayor parte del tiempo. Por ejemplo, los puntos en verde claro que están muy presentes en el calendario forman parte de mi agenda para las reuniones de trabajo (así puedes ver que mis días están casi todos permeados por reuniones).

Outlook también le permite agregar íconos a sus eventos para que sean aún más fáciles de encontrar.

Ve más allá de la tarea

Planificar tareas en su calendario no solo incluye crear el elemento y ponerlo en su calendario. Hay otros factores que deben tenerse en cuenta:

  • Tiempo de viaje
  • Imprevisto
  • Facilidad para llegar al lugar
  • Distancia

Todo esto debe tenerse en cuenta para que su planificación sea eficiente. Estos son algunos temas importantes sobre cómo pensar más allá de lo que necesita hacer:

  • Mida el tiempo de viaje: algunos calendarios (como el iCalendar de Apple) tienen la capacidad de agregar un tiempo de viaje, por lo que el evento se llena con un poco de tiempo adicional que compensa el tiempo de viaje hasta la ubicación. Si no tienes eso en tu agenda, crea otro horario de viaje o trata de tener siempre en cuenta que todas las tareas que están fuera de tu casa requieren algo de tiempo hasta llegar al lugar.
  • Haz uso de la dirección: Siempre que puedas, incluye la dirección donde se realizará el evento. De esta manera, la mayoría de los horarios ya te pueden permitir saber con anticipación cuánto tiempo se tarda en llegar al lugar.
  • La regla de los 15 minutos: siempre marque los elementos en su calendario como que comienzan 15 minutos antes de la hora de inicio real, para que nunca llegue tarde a una cita.
  • Aprovecha las notificaciones: agrega notificaciones cuando llegue el evento, ¡y siempre más de una! Esto se puede configurar por horario como predeterminado y por evento.

Suceden eventos imprevistos

Esté siempre listo para revisar su horario para reorganizar sus tareas diariamente. Suceden eventos imprevistos, los planes cambian, por lo que la agenda nunca se puede escribir en piedra. Debe tener cierta flexibilidad en todo lo que pueda hacer.

No es falta de planificación cambiar su agenda. Por el contrario, la capacidad de adaptación a lo que está sucediendo muestra un nivel notablemente alto de organización personal.

Mira hacia abajo del camino

No se limite a programar solo eventos que sucederán la próxima semana. Planifique y programe TODOS los eventos que sucederán y que ya tienen una fecha, incluidos los eventos que sucederán el año siguiente.

No hay mal horario

No hay tarea que no se pueda programar. Ponga siempre TODOS en su agenda, desde sus menos favoritos hasta las conferencias más importantes. Recuerde: "Si no está en la agenda, no existe"

Programa tu tiempo libre

Como dijimos antes, es muy importante programar el tiempo que tienes para ti. Así que disfruta y programa el tiempo libre para no programar otras cosas sobre él.

Además, programe siempre la hora del almuerzo en su calendario personal y empresarial. De esa manera, otras personas (e incluso usted mismo) no pueden programar las cosas en estos momentos.

Sea sensato con los horarios

Esa reunión nunca comienza a las 10 am en punto ... qué frustrante. Siempre es complicado trabajar con otras personas y horarios, así que esfuérzate por ceñirte al tiempo que planeaste.

Pero siempre trate de tomarse un tiempo entre tareas para no sentirse abrumado.

Tiempo de enfoque

Todos los días, intente programar un tiempo solo para concentrarse. Durante este tiempo, dedícate solo a lo programado. Es decir, no responda a mensajes, no responda correos electrónicos (a menos que, por supuesto, estas sean sus tareas principales).

Outlook tiene una extensión llamada Insights que, entre otras cosas interesantes, le permite programar el tiempo de enfoque semanalmente. Además de ello, existen otros programas como RescueTime que te permiten analizar tu productividad diaria:

Y esto nos lleva a otro tema importante.

Busque herramientas que le ayuden

El mantra más importante que le doy vida es que debemos mantener las cosas simples. Esto significa que solo debemos utilizar una pequeña, pero eficiente, cantidad de herramientas.

Durante varios meses busqué y probé varias herramientas, algunas de las cuales no me dieron mucho beneficio. Pero encontré otros, como Insights y RescueTime, que me mostraron cosas súper interesantes.

Entiende tu tiempo

Además de tener conocimientos, es muy importante tener una visión más amplia. Otras herramientas como WakaTime le permiten tener un control exacto sobre lo que está haciendo y dónde pasa la mayor parte de su tiempo (y lo que está haciendo mientras tanto).

Herramientas como esta pueden ayudarlo a obtener ideas sobre cómo mejorar su organización personal por su cuenta.

En el caso de RescueTime, cuenta con extensiones para tu computadora, celular y tablet que analizan los tipos de cosas que haces y las clasifican en tiempo productivo o no.

Todo es configurable y puede mostrar, por ejemplo, cuántas veces ha sacado su teléfono celular para mirarlo durante el día. También le ayuda a establecer metas que puede esforzarse por seguir durante la semana.

Es importante tener en cuenta que estas herramientas funcionan en función de los datos, por lo que debe utilizarlas durante mucho tiempo (al menos dos meses) antes de decidir si realmente funcionan o no. Entonces, dales tiempo para adaptarse.

Correos electrónicos

¿Uno de los grandes villanos de la organización personal? Correos electrónicos. En los últimos 20 años, el correo electrónico se ha convertido en una de las formas de comunicación más populares. Sin embargo, también llenan no solo su bandeja de entrada, sino también su tiempo. Después de todo, son muchos ...

El tiempo y la necesidad nos ha llevado a desarrollar una metodología para el manejo de correos electrónicos denominada inbox zero además de otras técnicas importantes.

Bandeja de entrada cero

Todos los correos electrónicos son tareas que requieren acción. El escritor y podcaster Merlin Mann creó el modelo de bandeja de entrada cero hace mucho tiempo y, hasta el día de hoy, es una de las formas más eficientes de tratar los correos electrónicos.

El objetivo de esta metodología es simple: poner a cero su bandeja de entrada todos los días para que no tenga problemas pendientes.

Para ello, todo correo electrónico puede tener cuatro acciones que se pueden realizar:

  • Excluir: ¿No hay nada que pueda hacer? ¿No te concierne? ¿No necesitará volver a este correo electrónico nunca más? Elimínelo o archívelo: recuerde siempre que nunca debe dejar un correo electrónico leído en su bandeja de entrada.
  • Delegado: si recibió el correo electrónico, pero no es la mejor persona para resolver la demanda, reenvíe este correo electrónico a otra persona que pueda resolverlo. Esto no significa que se convierta automáticamente en el administrador. En este artículo de 2016, la organizadora personal Mia Lotringer dice que es especialmente importante pasar el balón al vecino lo más que puedas, evitar tener problemas pendientes.
  • Enviar / Planificar: La postergación (o, como me gusta llamar, la planificación) del correo electrónico es una de las características más interesantes que existían en la antigua (pero dorada) bandeja de entrada de Google, que aplicaba la técnica de la bandeja de entrada cero a la perfección. Si el correo electrónico tarda más de dos minutos en responder, es mejor que lo posponga para una fecha específica en la que pueda responder con calma y recoger todos los elementos necesarios para una respuesta decente. Hoy en día, tanto Gmail como el nuevo Outlook tienen la función de aplazamiento del correo electrónico. Sin embargo, me gusta ir más allá de eso: además de posponer el correo electrónico, también agrego una tarea para él en mi sistema de tareas favorito (tanto Gmail como Outlook Web).
  • Hacer: De lo contrario, si el correo electrónico tarda menos de dos minutos en responder o si se puede responder de inmediato, no pierda el tiempo moviéndolo, solo responda y archive.

Programe su bandeja de entrada cero

Como cualquier tarea, la bandeja de entrada cero es una acción diaria que debe realizarse. Pero la mayoría de la gente tiene la costumbre de revisar los correos electrónicos varias veces durante el día. Investigadores de la Universidad de Columbia han demostrado que revisar el correo electrónico solo tres veces al día puede disminuir considerablemente su nivel de estrés.

En mi caso, suelo consultar el correo electrónico una vez a las nueve de la mañana, cuando comienzo a trabajar. Todo el proceso no toma más de 30 minutos, así que a las 9:30 am ya estoy libre. Después de eso, vuelvo a comprobar después del almuerzo, alrededor de la 1 pm y, finalmente, al final de la tarde a las 5:30 pm antes de marcar el día como terminado.

Los correos electrónicos son tareas

No olvide que todos los correos electrónicos solicitan una acción. Esta acción puede ser rápida o requerir mucho tiempo. Si la acción lleva tiempo, se convierte en una tarea que debe programarse en su sistema de tareas y colocarse en su agenda .

Tareas

Ahora hemos llegado donde todo el mundo cree que está el problema: ¡la lista de tareas! Existen varias metodologías muy probadas que le ayudarán a hacer que su organización personal funcione.

Inicialmente podemos decir que las listas de tareas son muy necesarias, porque los humanos nos adaptamos mejor cuando tenemos una lista de cosas objetivas y concretas que tenemos que hacer. De esta forma no siempre necesitamos estar pensando.

Tus tareas deben ser:

  • Simple
  • Conciso
  • Sencillo

Elegir tu herramienta

A continuación, se muestran una serie de herramientas que existen para organizar tareas. Como dije anteriormente, el secreto para encontrar la eficiencia es usar la menor cantidad posible de herramientas que use bien. Y esta eficiencia proviene de la integración de sus herramientas para que todas funcionen como una sola.

Comencemos con las herramientas nativas de los sistemas de calendario que mencionamos anteriormente.

  • El primero es Microsoft To Do que ya está integrado con Outlook y, en consecuencia, con el calendario. También cuenta con aplicaciones móviles, además de integrarse muy bien con Insights.
  • Luego tenemos Google Tasks, que también está integrado con Gmail y Google Calendar y tiene aplicaciones móviles.
  • Por último, tenemos los recordatorios de Apple, que realizan las mismas funciones. Si bien no está directamente integrado con el calendario, está sincronizado y es nativo de todos los dispositivos Apple.

Estas tres herramientas constituyen las integraciones más simples que se pueden hacer, ya que son nativas de las propias plataformas. Si eres un principiante (o incluso has estado organizando por un tiempo), te recomiendo comenzar aquí.

Hay otras opciones para aquellos que quieran seguir un modelo más similar a Kanban, como Trello. Echale un vistazo.

Sin embargo, cuando comencé a trabajar en la organización personal, estas aplicaciones aún no existían. Así que terminé yendo a otra herramienta, que sigue siendo una de las herramientas que más me gustan: Todoist .

Para mí, Todoist fue la elección correcta porque es bastante simple. Es solo una lista de tareas que le permite incluir algún tipo de etiquetas y crear varias categorías, que se denominan proyectos:

Estaba buscando un sistema en el que pudiera escribir todas mis tareas, así como establecer plazos y recordarlos. Todoist me dio mucho más de lo que necesitaba.

Además de tener excelentes aplicaciones para web, escritorio y móvil, también cuenta con integraciones con Google Calendar. Esto significa que todos los eventos que creo en un calendario privado se convierten en tareas en Todoist y todas las tareas en Todoist se convierten en elementos de mi calendario.

Además, te permite etiquetar tus tareas para encontrarlas más fácilmente más adelante. Además, si está en un proyecto con varias personas, es posible compartir uno o más proyectos con otros usuarios para que todos los usen.

Pequeños consejos sobre herramientas

Aquí hay algunos pequeños consejos que aprendí al usar varias aplicaciones de administración de tareas.

Tienes un limite

Todos tenemos un límite en la cantidad de tareas que podemos hacer cada día, ya sea un límite de tiempo o cognitivo. No podemos obligarnos a hacer demasiadas tareas complejas a la vez en un solo día.

Y este límite lo define cada uno de nosotros, no hay un número mágico. No intente incluir veinticinco tareas en un día, ya que no terminará completando todas. Esto le dará la falsa impresión de que no se ha organizado correctamente.

Para intentar averiguar cuál es su límite diario, intente aplicar la técnica del punto Scrum de aplicar etiquetas a cada tarea según su dificultad. Al final de la semana, cuente los puntos por las tareas completas y anótelas. Al final del mes, haga un promedio de la cantidad de puntos que anotó y tendrá su número estimado.

Medir el tiempo

Una de las cosas más útiles que podemos hacer para nuestra propia organización personal es medir la cantidad de tiempo que dedicamos a cada tarea. Podemos hacer esto con herramientas como Toggl - que, por cierto, tiene un blog lleno de cómics increíbles - y medir exactamente cuánto tiempo dedicamos a cada una de las tareas que realizamos. También puede integrar la herramienta con Todoist u otros.

Sin embargo, desde mi punto de vista, la medición del tiempo es un poco extrema cuando estamos haciendo organización personal. Esto se debe a que, al menos para mí, no me proporcionó ninguna información interesante y, a menudo, me olvidaba de poner en marcha el temporizador.

Cuanto más detallado mejor

Como dijimos anteriormente, sus tareas deben ser simples, pero al mismo tiempo concisas. Así que trata de que los títulos de tus tareas pendientes sean muy descriptivos sin escribir demasiado. Luego puedes comentar las tareas y adjuntar todo lo necesario para realizarlas.

No puedo decir mucho sobre las otras herramientas de administración de tareas, ya que nunca las he usado mucho, pero Todoist nos permite agregar comentarios y adjuntar archivos a nuestras tareas.

Entonces, al crear una tarea, descríbala con un título rápido y conciso, pero deje un comentario con el mayor detalle posible. También adjunte los archivos necesarios, incluso si estos archivos ya están en otro lugar.

Pasemos a un ejemplo: recibí un correo electrónico sobre un documento que necesitaba revisar y devolver al remitente. Pero necesitaba pedirle a otra persona que también revisara el documento después de mi revisión. Entonces, ¿cuál sería el flujo de mi tarea?

  1. Cree una tarea "Analizar documentos del correo electrónico X" con una fecha y hora programadas
  2. Agregaría la tarea en un proyecto en Todoist
  3. Comentaría el contexto de la tarea, de esa manera puedo volver a ella en cualquier momento y sabría qué estaba sucediendo y cuál era el contexto que tengo que seguir.
  4. Adjunte el documento y el correo electrónico a la tarea.
  5. Crea otra tarea "Envía el documento a Y" y comenta el contexto de esa tarea escribiendo el correo electrónico y la persona a la que debo enviar la respuesta en este mismo comentario.

Divide y conquistaras

Como vimos al principio, la capacidad de atención humana es de aproximadamente 20 minutos, por lo que no podemos crear tareas que sean demasiado largas. Para ayudar con esto, la mayoría de las herramientas nos ofrecen un sistema de subtareas, donde podemos incluir una tarea más grande y varias tareas pequeñas.

Tomemos el ejemplo anterior y hagámoslo de forma más organizada:

  1. Cree una tarea "Analizar documentos del correo electrónico X" con una fecha y hora programadas
  2. Agregaría la tarea en un proyecto de Todoist
  3. Comentaría un contexto para la tarea, de esa manera puedo volver a ella en cualquier momento que sabré qué estaba pasando y cuál es el contexto que tengo que seguir.
  4. Adjunte el correo electrónico en la tarea
  5. Creo una subtarea "Analizar documento Z"
  6. Adjuntar el documento a la tarea
  7. Creo otra subtarea "Enviar el documento a Y" y comento el contexto de esa tarea escribiendo el correo electrónico y la persona a la que tengo que enviar la respuesta en este mismo comentario.

Podríamos crear otra subtarea para hacer un seguimiento con la persona después de cierto tiempo o incluso otra para volver a analizar y responder. Todos con fecha-hora programada e incluidos en el mismo proyecto.

Notas y cualquier otra cosa

Además de lo que debemos hacer, es importante saber qué estamos haciendo actualmente y tomar notas. Y, incluso más importante que tomar notas, debemos guardar estas notas de manera simple y eficiente para poder volver a ellas más tarde.

En esta sección solo dejaré una lista de herramientas que he utilizado, pero tendrás que elegir la que funcione mejor para ti.

Github

Si tiene notas de estudio o cualquier cosa que sea pública, o incluso privada, puede guardarlas en un repositorio de GitHub, como yo, y estarán seguras y con versiones.

Google Keep

Keep es una excelente herramienta para organizar sus notas en el modelo post-its, ¡e incluso admite tareas pendientes! Personalmente lo usé durante mucho tiempo antes de migrar a otra herramienta que se adaptaba mejor a mí.

Desde mi punto de vista, Keep es el equilibrio entre funcionalidad y sencillez. El problema es que es un poco pesado y no tiene tantas funciones.

Noción

Usé Google Keep durante muchos años hasta que descubrí Notion. Esta es esencialmente una herramienta que incluye todo. Puedes hacer tablas, calendarios, planificar proyectos y todo. Realmente es una herramienta excelente y hoy es mi herramienta preferida para cualquier cosa que necesite conservar. Y tiene aplicaciones para cualquier plataforma.

Utilizo esta aplicación hoy para organizar mi lista de contenido que estoy escribiendo (incluido este artículo) y también que escribiré en el futuro. Guardo listas de charlas e ideas para charlas que tengo, transmisiones, canciones que quiero practicar, otras notas importantes, etc.

No, lamentablemente este artículo no está patrocinado por Notion.

Otra cosa buena de Notion es que puedes importar contenido de otras herramientas de forma nativa, y también puedes contar con una serie de plantillas para crear lo que quieras sin tener que pensar demasiado:

También tiene muchas formas de personalización, incluidos filtros de organización dinámica:

Sí, retrasé la publicación de este artículo ... Pero suceden imprevistos y debes estar preparado para ellos.

Notas nativas

También puede utilizar la aplicación de notas nativa en su computadora / teléfono celular. En el caso de Apple estamos hablando de Notes, pero todos los móviles tienen una aplicación nativa de notas.

Metodologias

Ahora que hemos hablado sobre herramientas, mejores prácticas, consejos y trucos, veamos los métodos para organizarse.

La metodología es el estudio de un método o el estudio de formas de alcanzar un objetivo final. Las metodologías nos ayudan a seguir un camino de una manera más organizada y concreta en lugar de prueba y error. Después de todo, son precisamente el estudio de estos intentos.

Es importante decir que si una metodología encaja perfectamente con lo que está haciendo, probablemente lo esté haciendo mal. Esto se debe a que las metodologías fueron creadas para darnos una guía sobre cómo comportarnos, pero no para dictar cómo debemos realizar nuestras tareas. En la mayoría de los casos, una metodología deberá adaptarse o incluso modificarse de acuerdo con sus necesidades.

¿Por qué utilizar una metodología?

A lo largo de los años que intenté organizarme, intenté crear métodos y actividades que me hicieran más eficiente en la organización personal. Pero esta no es siempre la mejor manera de hacerlo: a menudo descubrimos métodos muy eficientes, pero poco prácticos, y viceversa.

Después de un tiempo, descubrí que otras personas tenían los mismos problemas que yo y tenían diferentes ideas sobre cómo tratarlos. Entonces comencé a aprender un poco más sobre metodologías.

Métodos de organización

En general, cualquiera que trabaje con el desarrollo de software está bastante acostumbrado al método de desarrollo ágil, Agile, Scrum, Kanban y otras metodologías famosas. Y estos métodos ágiles también pueden hacer su vida muy, bueno ... ágil.

Es por eso que, muchas veces, la organización personal "toma prestadas" técnicas de productividad de estos métodos que fueron creados para ayudar a las personas a lograr mucho en poco tiempo. Los métodos más exitosos, creo, son:

  • Melé
  • Kanban

Sin embargo, con el tiempo, las personas comenzaron a tomar métodos Agile, que originalmente fueron creados para equipos completos, y a convertirlos en metodologías individuales para administrar y cumplir tareas. De ahí surgieron otras metodologías, siendo la más conocida GTD ( Get Things Done ).

Además, se han desarrollado varias técnicas como el uso de un reloj Pomodoro y se pueden combinar con metodologías para obtener un resultado aún más efectivo.

Hablemos un poco de cada uno y cómo se pueden aplicar.

Scrum en la organización personal

Scrum es una metodología ágil de retroalimentación continua. En él, un Product Owner, un Scrum Master y un equipo de desarrollo realizan iteraciones evolutivas sobre un producto para que se desarrolle junto con la participación del cliente en cada proceso. Esto es diferente al modelo de cascada anterior que se basaba en un proceso paso a paso.

El equipo está organizado en sprints, que pueden durar 7, 14 o más días. En estos sprints ya se describen todas las tareas a realizar dentro de ese período de tiempo y no se puede cambiar nada más hasta el próximo sprint.

Todos los días, el equipo realiza un standup diario de 15 minutos y, al final del sprint, el equipo realiza una revisión y una retrospectiva.

Por supuesto, no tenemos forma de incorporar reuniones de equipo en nuestra metodología de organización personal a menos que tenga talento para discutir las cosas con usted mismo. Pero el modelo de sprint se usa ampliamente (con algunas facilidades) para ayudarnos a mejorar aún más la forma en que podemos organizar nuestro tiempo.

A continuación se muestran algunos puntos en los que podemos pensar a la hora de desarrollar nuestra metodología:

  • Usa sprints de 7 días. Es decir, planifique toda la semana el domingo
  • Utilice puntos de sprint (de los que hablamos en los párrafos anteriores) para medir la cantidad de tareas que realiza por sprint. De esta manera sabrá cuándo excede su límite.
  • Recuerde: ocurren eventos imprevistos , así que relaje la regla de no cambiar nada en el sprint para que permita adiciones y eliminaciones durante la semana.
  • Opcionalmente, al final del sprint, haz una revisión retrospectiva de lo que hiciste bien o no esa semana para no repetir el error la semana siguiente.

Kanban en la organización personal

Kanban es otro modelo interesante que a menudo se mezcla con Scrum. En este modelo, la visualización es la clave, por lo que tenemos los llamados Tableros Kanban , de la siguiente manera:

Toda la metodología Kanban se basa en el control de flujo. Entonces, en lugar de tener a alguien que le diga qué hacer, las personas ponen sus necesidades en una lista de trabajos pendientes y el equipo tomará y realizará las tareas, ya que hay espacios disponibles.

Esto se debe a que, en Kanban, tenemos un límite de trabajo que se puede hacer a la vez y, por lo general, una persona no puede hacer más de dos tareas al mismo tiempo.

Por eso es necesario el tablero. Tener una vista de lo que está bloqueado, lo que se está haciendo y lo que se debe hacer brinda información interesante para quienes están administrando el proyecto.

Nuevamente, si es solo usted, no está trabajando en un equipo, por lo que algunas partes de la metodología, como tener a alguien que produzca y solicite tareas que se agregan a la lista de trabajos pendientes, deben realizarse manualmente. Así que aquí hay algunos otros consejos:

  • Use un tablero para organizar sus tareas
  • Enumere todo lo que debe hacerse y agregue las tareas a medida que lleguen
  • Vuelva a priorizar el trabajo pendiente cada vez que se le agregue una nueva tarea
  • Utilice la limitación del trabajo para concentrarse

GTD

El GTD (Get Things Done) fue creado por David Allen, un estadounidense que dedicó su trabajo a descubrir cómo ser más productivo. En mi opinión, GTD combinado con otros métodos puede ser una forma extremadamente efectiva de hacer que las cosas, de hecho, sucedan.

El GTD se divide en algunos pasos:

  1. Capturar : Obtén la tarea o acción que se debe realizar y anótala de una manera más confiable, como hablamos en los párrafos anteriores.
  2. Aclarar : el tiempo que toma para definir y describir todas las tareas.
  3. Organizar : mantenga la lista siempre organizada y fácilmente accesible
  4. Reflexionar : revisión de tareas y establecimiento de prioridades
  5. Comprometerse : ponerse a trabajar

No tienes que seguir todos los pasos al pie de la letra. Yo, por ejemplo, no tengo un momento en mi día en el que aclare todas las tareas, porque nunca lo recordaré todo. Entonces, capturo y aclaro al mismo tiempo. La organización y la reflexión también se realizan en el momento en que agrego una tarea a la lista (algo que tomé prestado de Kanban).

Toda la metodología está bien explicada con el siguiente diagrama:

Constantemente recibimos información del medio ambiente, tanto nuevas tareas como elementos cotidianos. Tan pronto como recibamos una de estas entradas tenemos que pensar: "¿Hay algo que pueda hacer con esto?", Si la respuesta es "no", entonces tienes tres opciones:

  • Desechar : nunca usará esto (un correo electrónico no deseado o algo así)
  • Recordatorio : probablemente usará esto en algún momento y ya sabe la fecha. Por lo tanto, puede aplazar esta tarea hasta que crea que la utilizará
  • Referencia : Si cree que este artículo será material de referencia (un documento, certificado), guárdelo en un lugar muy bien organizado para que pueda encontrarlo súper rápido.

Si tiene una acción que se puede realizar en la tarea, volvamos al artículo anterior, donde podemos realizar tres tipos de acciones en esa tarea:

  • Si toma menos de 2 minutos, ¡hágalo!
  • Delegar : Y, tan pronto como delegue, cree otra tarea de seguimiento para una fecha futura
  • Posponer : cuando no necesitamos tomar medidas inmediatas, pero sabemos que las necesitaremos en el futuro

Vea que estamos aplicando las técnicas de la bandeja de entrada cero que vimos al principio con las técnicas de esta metodología. Es decir, estamos adaptando las técnicas de cada uno para que funcionen mejor en su conjunto.

Otro concepto interesante de GTD es el de "proyectos". Cualquier tarea que requiera más de un paso para completarse se denomina proyecto. Estos proyectos son grupos de tareas que necesitan tener toda la información necesaria a mano.

Pomodoro

Finalmente, no vamos a hablar de una metodología, sino de una técnica. Pomodoro fue creado por Francesco Cirilo en los años 80.

Esta es una técnica algo radical: requiere que tengas que hacer tus tareas en plazos de 25 minutos cada una. Es decir, para cada tarea debes estar completamente libre de distracciones durante al menos 25 minutos. Este período de tiempo se llama pomodoro .

Después de un pomodoro, te tomas un descanso de cinco minutos. Y tras cuatro pomodoros, un descanso de 30 minutos. Esta técnica puede combinarse con cualquiera de las metodologías anteriores para completar su productividad, ya que evita la procrastinación.

Siempre que termine una tarea, anote cuántos pomodoros tomó y táchelo de la lista. Esto, con el tiempo, ayuda a comprender cuánto tiempo le toma completar sus tareas.

Sin embargo, como cualquier metodología, tiene pros y contras. Una de las mayores desventajas es que si estás en un estado de "flujo", donde todo fluye y estás produciendo continuamente, el temporizador puede terminar justo en el medio de tu productividad. Entonces puede llevarle más tiempo volver a donde estaba o incluso perder la idea por completo.

En estos casos, lo ideal es ajustar el tiempo de un pomodoro a un lapso más largo, para que puedas concentrarte sin interrupciones.

Hábitos

Como se ha dejado claro desde el comienzo de este artículo, los hábitos son muy importantes. De nada sirve tener la mejor metodología organizativa pero no tener el hábito de mirar listas.

Un hábito tarda aproximadamente 21 días en crearse y no se puede eliminar, simplemente se reemplaza por otro hábito. Entonces, para crear hábitos, podemos usar nuestra propia fuerza de voluntad y obligarnos a hacer las mismas cosas que queremos mantener, durante 21 días seguidos, sin interrupciones. Pero esto es muy difícil para todos, por lo que todos necesitamos un poco de ayuda.

Existen varias herramientas que pueden ayudarnos a crear hábitos, una de las cuales es Habitica, que convierte tu vida en una aventura RPG.

También cuenta con un tablero que te permite definir tus hábitos, tus tareas, y también lo que quieres hacer a diario:

Crea tu propia metodología

Al final, todo se reducirá a crear tu propia forma de trabajar. No se preocupe por seguir estrictamente las ideas de todas las metodologías porque eso no funcionará. Lo ideal es que adaptes cada uno de ellos y busques partes que te hagan organizar mejor y sentirte bien aplicando tu propia metodología.

En mi caso, trato de seguir la metodología GTD. Entonces, siempre que estoy trabajando en algo muy importante, apago todos los dispositivos electrónicos y me concentro hasta terminar la tarea. Es más o menos como el pomodoro, pero sin cronómetro, porque he usado esa técnica y no me he adaptado muy bien a los descansos.

Siempre que tengo una nueva tarea o un nuevo correo electrónico, paso por el proceso descrito en la infografía, pero no tengo una "incubadora" de tareas. Puedo simplemente hacerlo o no hacerlo, y las tareas que no se hacen terminan en la papelera.

Además, todas mis tareas tienen una fecha y una hora fijadas; nunca pongo una tarea en "lo antes posible". Si la tarea es urgente, debe realizarse inmediatamente después de esta tarea o ahora mismo.

Para organizarme, suelo revisar constantemente mi calendario para ajustarme a los cambios y siempre estoy trabajando para mejorarlo. Esto no ha sido muy productivo últimamente, así que voy a hacer un cambio para poder aplicar una evaluación cuantitativa (como puntos de sprint) semanalmente y revisarla todos los domingos, que es cuando planeo el próximo sprint.

No me gustan los "proyectos" en el GTD porque no tienen mucho sentido para mí. Entonces, en Todoist, termino usando proyectos como categorías para definir a qué tipo de trabajo me dedico, como: Estudios, Personal, Artículos, etc.

Finalmente, me gusta mantener la idea de Kanban, así que organizo todas las tareas en una única "bandeja de entrada" que sería mi backlog. Después de eso, busco y tomo las tareas una por una y las organizo todas en categorías hasta que no hay ninguna tarea nueva en el cuadro.

Además, no planeo una sola semana a la vez. Intento organizar las tareas para que ocupen al menos dos o tres semanas. Siempre completo una descripción concisa y un título expresivo que me ayude a recordar lo que necesito hacer en cada momento.

Conclusión

No existe la mejor metodología, porque la mejor es la que más te conviene. Intente mezclar un poco de cada uno para crear lo que funcione mejor, y no tenga miedo de probar y cometer errores. Después de todo, tú tienes el control.

Una vez que haya alcanzado su nivel ideal de organización personal, sabrá que toda su vida está organizada. Y, pase lo que pase, siempre que continúe con sus tareas, sabrá que todo saldrá bien, ¡porque lo planeó! Este es el objetivo final.

Espero que mi historia y mis consejos hayan ayudado a algunos de ustedes a organizarse. Si tiene otros consejos, hágamelo saber. ¡Creemos juntos una metodología mejor! : D

También tengo un Blog personal donde publico mucho contenido sobre desarrollo y mis propios pensamientos. Si te apetece hablar conmigo, puedes visitar allí o mi sitio web que tiene los enlaces de todas mis redes sociales. Siéntete libre de seguir y acercarte.

¡Nos vemos!